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知らないと損!仕事の時間管理の重要性と効率を上げる方法

2019年5月27日

仕事の時間管理

あなたは効率よく時間を管理していますでしょうか?

最近は残業を控えて、すぐに帰ろうという会社が増えてきていると耳にしますが、「8時間勤務プラス1~2時間程度の残業時間」という人が多く、定時で仕事を終える人はまだ少ないのではないでしょうか?

まだまだ日本では「定時で帰る=申し訳ない、悪」という負のイメージがありますが、同じ業務量(もしくは同じ成果)を人よりも短い時間で終わらすことができるというのは「出来る人間」だと言えます。

また、定時に帰ることは健全だと思います。

あなたは会社から与えられた仕事を「こなしている」人でしょうか?それとも、「仕事や時間の効率を考えて行動できる」人でしょうか?

今回の記事では15年会社員として働いている私が「仕事の時間管理の重要性と効率を上げる方法」をご紹介していきたいと思います。

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仕事を「こなす」のではなく仕事を「組み立てる」

どうして仕事が早い私がサラリーマンとして15年ほど勤めています。

社内外問わず、色々な方々と関わってきて仕事ができる人とそうでない人の差が見えました。

その決定的な差は「時間管理能力」と言えます。

仕事のスキル自体はさほど大きな差はなくとも「計画を立て、時間を逆算して行動できるかどうか」で仕事の効率や成果というのは大きく変わってきます。

では1つ例を挙げてみます。

時間管理の例

配達の例

とある会社に同じ配達系の仕事をしているAさんとBさんがいます。

時間管理例朝8時から勤務開始ですが、荷物を車に積み込んだり、配達場所は配達物の確認などで毎日出発が8時30分ごろになってしまいます。

近隣に9時始業の1000人規模の大きな工場があり、8時30分から9時前までは非常に道路が渋滞してしまい、1件目の配達場所までにかなりの時間がかかってしまいます。

Aさんの考え

Aさんは自分の会社の始業時間が8時で、その後に荷物の積み込みなどがあるから道路の渋滞にはまるのは仕方ないと考え、何年間もずっと変わらないペースで仕事をしています。

しかしBさんは違いました。

Bさんの考え

仕事の前日に、明日はどのエリアを配達するのか、どういった配達物があるのか、わかる範囲の情報を手早くインプットしてから帰宅するのです。

そして仕事当日の朝、会社への通勤時間を利用して、頭の中で今日の仕事の段取りを組み立てるのです。

Bさんは近隣の大きな工場の「8時30分ぐらいから道路の渋滞が始まる」という状況も考慮して逆算します。

Bさんの考え2

「8時20分までに会社を出発できれば渋滞を回避できる」

Bさんは前日の情報インプットをしたり、通勤時間を利用して当日の仕事の段取りを頭で組み立てたりすることで、8時20分までに会社を出発できる状態を作り出したのです。

対して出勤してから仕事をこなしていくAさん。

AさんとBさんの事前準備が異なります。

この場合、到着時間の差はどうでしょうか?

AとBの差渋滞にはまってしまうAさんは1件目の配達場所に着くのが9時10分。

そして渋滞を回避したBさんが1件目の配達場所に着くのは8時40分。

時間を意識して逆算できるだけで、他の人よりも約30分も効率的に仕事が進められるのです。

あくまでも一例にすぎませんが、これが「時間管理ができ、効率的に仕事ができる人」と「仕事をこなしているだけの人」との違いと言えます。

参考:工場で働く電気屋さんの時間管理

私は工場で働いていますが、以下のことに気を付けています。

  • 作業中に工具を取りに戻らないように、使う工具をまとめておく。
  • 使用する部材をあらかじめ用意しておく。
  • 事前に図面などを見て当日はすぐに工事できるようにしておく。
  • 頭の中で作業内容をシミュレーションする。

ついつい、面倒で当日に準備をするのですが、そういうときは作業に時間がかかります。

準備不足が否めません。

シマタケ
感覚になりますが、スムーズに効率よくできるコツとして「段取り8割、作業2割」だと思っています。

時間を管理するメリットは?

メリット時間を管理して仕事を組み立てることができると、様々なメリットを感じることができるでしょう。

「一日24時間という時間を有効に使える」

仕事をこなしているだけの人は、効率的に進めようとする気持ちや能力がないので、会社の残業時間も多くなりがちだと思います。

また、仕事終わりからの時間もあまり深く考えずに過ごすのであっという間に就寝時間になってしまうことが多いでしょう。

対して時間の管理能力がある人は、翌日の仕事をどのように進めれば効率よく終わらせることができるのかを事前に頭の中で必ず組み立てています。

人によっては前日の夜就寝前や入浴中だったり、当日の通勤中だったりといった違いはありますが、事前に組み立てた計画を朝から迷いなく始めることで、効率的かつスピーディーに仕事を完了することができます。

効率的に仕事ができるということは、そうでない人よりも仕事の完了時間が早くなるということ。

出世を目指す人ならば余った時間でプラスアルファの業務をこなし会社からの評価を上げることができますし、出世を目指さず自分のプライベートを充実させたい人であれば、定時で上がって自分の時間を満喫することもできます。

時間管理のコツ

手帳に書く効率化を考え、実際に意識して行動したことがない人にとっては、どうやって時間管理すればよいのかわからないという思いもあるのではないでしょうか。

おすすめの時間管理の方法としては一枚の紙にまとめて書いておく方法です。

アポイントや会議などのスケジュールや、自分がやらなければならない業務などをバラバラに管理するのではなく、一目ですべてを把握できるようします。

紙でもよいですし、手帳やスマホなどのアプリも良いと思います。

シマタケ
更によい方法としてはタスクに優先度や重要度を記入しておくと良いです。

スケジュールやタスクごとに管理すると、何かが抜けてしまうリスクもありますし、一括で管理することで「明日は会議があって、その他に重要度の高いこのタスクとあのタスクを進めよう」というように1日の仕事の流れを組み立てやすくなります。

注意点としては、「あまり計画を詰め込みすぎない」ことです。

一つ一つの会議やタスクの間に若干の余白(隙間時間)を作ることで、計画が思い通りに進んでいなくてもリカバリーができたり、焦って失敗してしまうというリスクを回避することができます。

私の経験上、パンパンに予定を詰めすぎると、予定を再度組みなおしたり、時間の調整が発生し、効率が悪くなったことがあります。

シマタケ
効率よく早く仕事をこなしたいという気持ちがありますが、余裕も必要です。

更に細かく時間管理をするのであれば、タスクの重要度と合わせて「タスクの段階ごとに分ける」ことで、「今日はここまで作業を終わらせる」というように、区切りやすくなります。

漠然と作業を進めるのではなく、ここまでの作業で約〇〇分というように、細かく時間設定ができ、頭の中でイメージしやすくなります。

まとめ:時間を意識する

時間仕事をこなしていくだけの人と、時間を意識して逆算しながら仕事を組み立てることができる人とでは、効率も成果も大きく違ってきます。

これは身をもって体験してきました。

漠然と仕事を進めるのではなく、スケジュールやタスクを一元管理したり、前日や当日の朝に一日の仕事の流れを頭の中で組み立てておくといった事前準備をしっかりと行うことで、24時間という限られた時間を有意義に使うことができます。

ぜひ時間管理の意識を持ち、明日からの仕事の効率化を目指しましょう。

少しでも参考になれば幸いです。

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シマタケ

共働きの子育て会社員。工場で15年間働く電気エンジニア。多数の国家資格を取得。施設、工場で働く電気エンジニアが勉強できる、悩みを解決できるサイトを目指しています。子育てや雑記記事も時々書きます。

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